معرفی شرح وظایف واحد بایگانی:
- حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
- مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد ، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول یا مافوق.
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
- تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
- صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره. - ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه.
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان.
- تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها.
- تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق.
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق.